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脱FAX、脱電話で情報の集約を自動化し、
ミスを激減させる

現場の成功事例

3-2 勤怠管理を Google スプレッドシートに
して年間◯時間削減に成功

出社

勤怠管理

(変更)変化・変更の多い現場の情報を、協力会社も含めてリアルタイムで安全に共有できるようにしたかった。

印刷や電話のやりとりの手間をなくし、情報は必要とする人がいつでも確認できる体制に変革。

社員の困りごと

アセット 1.png
  • 電話をしても、すぐには出られない現場もある。

  • 電話をかけている時間が無駄。

  • 電話での指示だと意図が伝わらないことが多く、ストレスが溜まる。

  • 誤送信や最新版の送信などで週に100回はメールを送っていた。

  • 責任がメール送信者に偏ってしまう。

Google Workspace 導入後の変化​

Bifore

必要な相手に配付したい情報を本社で紙に印刷(週に1回30分)

​所要時間:2時間

After

Google サイトに必要な情報をまとめる

​所要時間:20分

1時間40分 を時短

Bifore

必要な相手に配付したい情報を本社で紙に印刷(週に1回30分)

​所要時間:2h

After

Google サイトに必要な情報をまとめる

​所要時間:20min

1時間40分 を時短

Bifore

必要な相手に配付したい情報を本社で紙に印刷(週に1回30分)

​所要時間:2h

After

Google サイトに必要な情報をまとめる

​所要時間:20min

1時間40分 を時短

導入効果

Google Workspace 導入前

18時間45分

Google Workspace 導入後

0時間50分

95.56%の削減効果

一年間で換算すると 45回 分の作業短縮

作業時間が年間 825 時間の削減

まとめ

  • 印刷もメールも本社のPCで実施するため、毎回帰社してからの作業だったが、GWSにしてからは現場から業務が完了するため早く帰宅できるようになった。

  • 問い合わせの対応の時間が毎日160分減った 。

  • 協力会社にもGoogle アカウントを指定し、スマホからでも確認できるようになったため、好評である。                        

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